Uno de los objetivos de este blog es la discusión de tips, técnicas, e ideas para la administración del tiempo así como para el alcance de metas y objetivos. En los entornos de trabajo las reuniones pueden tomar una gran parte de nuestro tiempo.
En este artículo incluyo unas cuantas reglas eficaces para reuniones exitosas.
1. ¿Realmente necesitamos reunirnos? Es decir, antes de convocar una reunión, pregúntese si realmente es necesario tener a todas esas personas juntas en una sala durante el tiempo reservado (media hora, una hora, o más) para la junta. Si la respuesta es negativa simplemente distribuya la información sin necesidad de reunirse. Ver puntos 6 y 7 más abajo.
2. Programe un comienzo, no un fin para la reunión - se acaba cuando se acabó, incluso si es sólo 5 minutos. Cuando el o los objetivos de la reunión se han conseguido, simplemente dé por finalizada la misma. Todos los asistentes le agradecerán el regalo de tiempo que les está dando.
3. ¡Llegue siempre a tiempo! Más aún si es el convocante. Acuerden una penalización para las personas que lleguen tarde, por ejemplo: 10 pesos por minuto de retraso (para el fondo de botana), o se les asignará responsabilidad sobre dos de las acciones / acuerdos adicionales de la junta.
4. No multi-tasking y no use dispositivos tales como la computadora o cañón/proyector, ni presentaciones a menos que sean absolutamente necesarios.
5. Si usted no está obteniendo nada de la reunión, y sus intervenciones no son requeridas tampoco, su presencia no es necesaria y no debía haber sido convocado. Hágalo saber y váyase. Si es necesario que se le informe de algo, eso se puede hacer sin necesidad de reunirse. Ver punto 6.
6. Las reuniones NO son para el intercambio de información - que se debe hacer antes o después de la reunión a través de correo electrónico y/o agenda. Este es uno de los malentendidos más frecuentes. Las reuniones deben ser para debate constructivo y para la toma de decisiones, no para intercambiar información.
7. ¿Realmente, quién tiene que estar en la reunión? Hágase esta pregunta varias veces y asegúrese de que convoca sólo a aquellas personas necesarias para el debate constructivo y toma de decisiones (responsables y afectados).
8. Acuerde las acciones al término de la reunión. Cada acción debe tener al menos: una descripción clara y entendible por todos, una fecha objetivo y una persona responsable de su ejecución. Distribuya las acciones inmediatamente a todos los asistentes así como a todas las personas que deben estar informadas.
9. No se sienta mal por llamar la atención a la gente acerca de cualquiera de los puntos anteriores, es lo que hay que hacer.
En próximos artículos retomaremos este tema con más tips. Entre tanto, ¡aporte sus tips, lo que le funciona para hacer más efectivas sus reuniones en los comentarios!
2. Programe un comienzo, no un fin para la reunión - se acaba cuando se acabó, incluso si es sólo 5 minutos. Cuando el o los objetivos de la reunión se han conseguido, simplemente dé por finalizada la misma. Todos los asistentes le agradecerán el regalo de tiempo que les está dando.3. ¡Llegue siempre a tiempo! Más aún si es el convocante. Acuerden una penalización para las personas que lleguen tarde, por ejemplo: 10 pesos por minuto de retraso (para el fondo de botana), o se les asignará responsabilidad sobre dos de las acciones / acuerdos adicionales de la junta.
4. No multi-tasking y no use dispositivos tales como la computadora o cañón/proyector, ni presentaciones a menos que sean absolutamente necesarios.
5. Si usted no está obteniendo nada de la reunión, y sus intervenciones no son requeridas tampoco, su presencia no es necesaria y no debía haber sido convocado. Hágalo saber y váyase. Si es necesario que se le informe de algo, eso se puede hacer sin necesidad de reunirse. Ver punto 6.
6. Las reuniones NO son para el intercambio de información - que se debe hacer antes o después de la reunión a través de correo electrónico y/o agenda. Este es uno de los malentendidos más frecuentes. Las reuniones deben ser para debate constructivo y para la toma de decisiones, no para intercambiar información.
7. ¿Realmente, quién tiene que estar en la reunión? Hágase esta pregunta varias veces y asegúrese de que convoca sólo a aquellas personas necesarias para el debate constructivo y toma de decisiones (responsables y afectados).
8. Acuerde las acciones al término de la reunión. Cada acción debe tener al menos: una descripción clara y entendible por todos, una fecha objetivo y una persona responsable de su ejecución. Distribuya las acciones inmediatamente a todos los asistentes así como a todas las personas que deben estar informadas.
9. No se sienta mal por llamar la atención a la gente acerca de cualquiera de los puntos anteriores, es lo que hay que hacer.
En próximos artículos retomaremos este tema con más tips. Entre tanto, ¡aporte sus tips, lo que le funciona para hacer más efectivas sus reuniones en los comentarios!
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